EL CONTROL ORGANIZACIONAL COMO MECANISMO DE RETROALIMENTACION
Según Henry Fayol:“El control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.”
Existen dos tipos de controles:
· Controles Preventivos: son mecanismos destinados a disminuir errores y, por tanto, reducir al mínimo la necesidad de acciones correctivas.
· Controles Correctivos: son mecanismos que tienen por objeto reducir o eliminar acciones o resultados indeseables, y por ende, conseguir el apego a los reglamentos y normas de la organización.
TOMA DE DECISIONES
Según Schackle, define la decisión “como un corte entre el pasado yel futuro”. Otros autores definen la decisión como la elección entre varias alternativas posibles, teniendo encuenta la limitación de recursos y con el ánimo de conseguir algún resultado deseado.
Esta definición la resumimos de la siguiente forma, día a día las personas deben elegir entre varias opciones aquella que consideran másconveniente. Es decir, han de tomar gran cantidad de decisiones en su vida cotidiana, en mayor o menor gradoimportantes, a la vez que fáciles o difíciles de adoptar en función de las consecuencias o resultados derivadosde cada una de ellas.Por ende vivimos tomando decisiones.
Por ejemplo: los administradores de una empresa cuando planean, organizan, conducen y controlan, se les denomina con frecuencia que son quienes toman las decisiones de la organización.
Tipos de Decisiones
Decisión Programada:Se aplica a problemas estructurados o de rutina y como son frecuentes, ya se tiene la metodología para contrarrestarlos porque se conocen los pasos para enfrentar ese problema.
Decisión No Programada: Se usan para situaciones como su nombre lo indica no programadas, situacionesnuevas, de naturaleza no repetitiva y a las que se les debe dar una solución inmediata.
Decisión Estratégica: decidir sobre metas y objetivos, y convertirlos en planes específicos. Es el tipo de decisión más exigente, y son las tareas más importantes de un gerente.
Decisión Operativa: son necesarias para la operación de la organización, e incluye resolver situaciones de “gente” (como contratar y despedir), por lo que requiere de un manejo muy sensible
Como Tomar una Decisión:
Según Forrester, es “el proceso de transformación de la información en acción". Lainformación es la materia prima, una vez tratada adecuadamente dentro del proceso dela toma de decisión se obtiene la acción a ejecutar. La realización de la acción elegida, generanueva información que se integrará a la información existente para servir de base a una nueva decisión, origende una nueva acción y así sucesivamente. Todo ello debido a la retroalimentación o Feedback.
Feedback HERRAMIENTAS PARA LA TOMA DE DECISIONES
Estas herramientas, son técnicas que se toman a la hora de tomar una decisión en donde se identifica el problema y se dan las posibles soluciones. Se pueden dividir en:
· TÉCNICAS CUALITATIVAS: toman en cuenta las distintas posiciones o maneras de pensar, frente a un problema. Aunque existen varias técnicas, solo se analizaran cuatro de ellas:
· Lluvia de ideas: la información se distribuye entre varias personas, las cuales opinan sobre el problema y aportan la posible solución, al igual que surgen nuevas ideas. Un ejemplo sencillo y común es la organización de un evento social, se discuten quiénes asistirán, cuál es el motivo, qué se aportará, etc.
Sinéctica: Se estudia el problema a fondo, se selecciona una parte del mismo y el grupo procede analizarlo. Para esta técnica, se escogen a líderes especializados en el área, quienes evalúan y determinan la viabilidad de las ideas que surgen
Decisión por Consenso: El conocimiento del tema está repartido entre varias personas, puede que no exista un acuerdo total del grupo pero la decisión que se toma, debe ser aceptada por todos.
Técnica Delphi: Esta técnica utiliza los cuestionarios para indagar sobre el problema y encontrar la solución al mismo. Requiere de suficiente tiempo, de unos 45 a 75 días.
· TÉCNICAS CUANTITATIVAS: Busca encontrar las posibles soluciones del problema, dividiéndolo en segmentos, lo cual facilita su diagnóstico. Entre ellas encontramos:
a) Análisis de Pareto
b) Árbol de decisión
c) Matriz DOFA
Matriz DOFA
| | Oportunidades | Amenazas |
| Fortalezas | 1.- El centro cuenta con profesionales altamente calificados garantizando así la correcta praxis de los servicios 2.- El Centro cuenta con equipos y tecnologías de punta y representa una alternativa moderna para el mercado 3.- El Centro tiene como política la capacitación y formación continua de su personal permitiéndole estar a la vanguardia de las nuevas tendencias en un mercado ávido de este tipo de servicios. | 1.- Es un mercado muy competido, sin embargo, el Centro cuenta con un equipo de trabajo altamente capacitado lo cual genera confianza en los usuarios 2.- La demanda laboral para este tipo de servicio es elevada generando así una alta rotación del personal por lo que el Centro procura ofrecer buenos incentivos salariales y profesionales a su personal |
| Debilidades | 1.- Las dificultades que presenta el país para acceder a las importaciones hace que la inversión de los equipos de tratamientos sea costosa, sin embargo, dada la demanda de los mismos y la capacidad de sus trabajadores se estima un pronto retorno del capital invertido | 1.- Competidores con mayor trayectoria en el mercado que estén afianzados en la psique de los usuarios 2.- Competidores con mayor capacidad adquisitiva que pueden acceder con mayor facilidad a la compra de equipos y repuestos en el exterior |
LA DIRECCION Y LIDERAZGO
Según Newman (1968): "La dirección ha sido definida como la guía, conducción y
Control de los esfuerzos de un grupo de individuos hacia un objetivo común."
Según CluesterBornor; Dirección es “considerar los esfuerzos esenciales de aquellos que integran el sistema cooperativo”.
Según Chiavenato, Idalberto (1993); "Liderazgo es la influencia interpersonal ejercida en una situación, dirigida a través del proceso de comunicación humana a
la consecución de uno o diversos objetivos específicos".
También se hace otra clasificación de líderes, según Kart Lewin, Ronald Lippitt, y Ralph K. White en Estudios dirigidos de University of Iowa en 1938, enfocaron su atención a los estilos de liderazgo. Ellos identificaron tres estilos básicos: Autocrático, Laissez FaireyDemocrático.
Ahora podemos dar un concepto de dirección y liderazgo, debido a que la dirección es la función ejecutiva de guiar y vigilar a los subordinados de una organización.La dirección es de suma importancia para la administración y el éxito de una empresa. También el liderazgo va de la mano con esta definición, ya que en definitiva, el liderazgo es el conjunto de cualidades que tiene una persona capaz de influir y motivar a otros, el líder tiene la capacidad de llevarlos a construir un proyecto, alcanzar metas. El liderazgo dentro de una organización es fundamental, debido a que el líder dentro de la empresa es el encargado de tomar las decisiones, las cuales pueden ser favorables, o desfavorables para la empresa.
COMPETITIVIDAD
Según Ivancevich (1997) define la competitividad como: “la medida en la que una nación, bajo condiciones de Mercado libre y leal, es capaz de producir bienes y servicios que puedan superar con éxito la prueba de los mercados internacionales manteniendo y aun aumentando al mismo tiempo la renta real de sus ciudadanos”.
Según Pablo Vallejo, “la competitividad empresarial significa lograr una rentabilidad igual o superior a los rivales del mercado. Si la rentabilidad de una empresa, en una economía abierta, es inferior a la de sus rivales, aunque tenga con qué pagarle a sus trabajadores, proveedores y accionistas, tarde o temprano será debilitada hasta llegar a cero y tornarse negativa”.
Para resumir y considerando los puntos de vista de ambos autores, el grupo define como competitividad la capacidad que tiene una empresa, de mantener y aumentar sus niveles de rentabilidad en contraste con la competencia, manteniendo sus ventajas competitivas que le permiten seguir en el mercado actual independientemente, de los cambios que se vayan suscitando.
La competitividad puede dividirse en tres niveles:
1) Competitividad Individual
2) Competitividad Empresarial
3) Competitividad Nacional
CADENA DE VALOR
Según Michael Porter en su best-seller de 1986: Competitive Advantage: Creating and Sustaining Superior Performance. New York, NY The Free Press. La cadena de valor consiste en el conjunto de actividades y procesos que se añaden valor agregado a una empresa y a sus productos o servicios, hasta llegar a su destino que serían los clientes quienes en realidad son los que dan el verdadero valor al producto. Con la cadena de valor, se aumenta la competitividad de la empresa.
Existen dos tipos de actividades dentro de la cadena:
1) Actividades Primarias: Que son las que conforman la creación del producto.
2) Actividades Secundarias: Apoyan a las actividades primarias, tienen relación con los procesos de mercadeo y venta del producto, así como el seguimiento que se le da para mantener su valor.
A su vez, estas actividades se dividen en:
· Logística Interna: Se encarga de larecepción, almacenamiento y distribución de las materias primas, así como también de la parte productiva (se transforma la materia prima en el producto final).
· Logística externa: almacenamiento del producto terminado y su distribución a los clientes.
· Ventas y Marketing: Se refiere a todo lo relacionado con la promoción del producto, venta, post-venta.
Esta cadena de valor se apoya de la organización de la empresa, de sus distintos departamentos que intervienen en la creación y promoción del producto, como lo son los departamentos de compras, planificación, mercadeo. El departamento de Recursos Humanos, porque es quien selecciona al personal, etc.
EL OUTSOURCING
“Outsourcing es el proceso en el cual una firma identifica una porción de su proceso de negocio que podría ser desempeñada más eficientemente y/o más efectivamente por otra corporación, la cual es contratada para desarrollar porción de negocio. Esto libera a la primera organización para enfocarse en la parte o función central del negocio”. Extraído de la página Gestiopolis.com.
Los autores podemos decir en otras palabras, que el Outsourcing es la subcontratación de una empresa para que cumpla con funciones específicas de la empresa contratante de manera tal, de que ésta pueda dirigir sus esfuerzos hacia áreas estratégicas de la organización.
Que Busca un Servicio de Outsourcing
Un servicio de estos busca resolver problemas funcionales y/o financieros a través de un enfoque que combina infraestructura, tecnológica y física, recursos humanos y estructura financiera en un contrato definido a largo plazo.
Ejemplo: Si se contrata una empresa para hacer el servicio de limpieza de una compañía, la empresa que solicita el servicio es quien determina qué tipo de equipos y detergentes (químicos) utilizar para hacerlo, de qué forma, cuántas personas serían necesarias y cuándo se realizaría.
Los beneficios que obtiene la empresa contratante son variados:
· Se reducen o controlan los costos al igual que los riesgos.
· La empresa contratante, puede enfocarse en las áreas neurálgicas de la organización, ya que el Outsourcing se encarga sobretodo en las áreas operativas o tecnológicas de la organización.
· Poseer lo mejor de la tecnología sin enganchar y entrenar personal de la organización para manejarla.
· Disponer de los fondos de capital.
· Ayuda a enfrentar cambios en las condiciones de los negocios.
EL BENCHMARKING
Según Michael J. Spendolini, el benchmarking es “un proceso sistemático y continuo para evaluar los productos, servicios y procesos de trabajo de las organizaciones que son reconocidas como representantes de las mejores prácticas, con el propósito de realizar mejoras organizacionales”.
Definimos el Benchmarking como la técnica utilizada para comparar la empresa o una unidad de ella, con relación a la competencia. Laestructura de proceso de Benchmarking suele darse por el desarrollo de un modelo de proceso, paso a paso.
Ellos proporcionan una estructura y un lenguaje común.
- Estructura:Cualquier tipo de modelo de proceso de Benchmarking debe proporcionar una estructura apropiada para la planificación exitosa y la ejecución de la investigación de Benchmarking. Además, debe ser lo suficientemente flexible como para animar a la gente a modificar el proceso para que se adapte a sus necesidades y a los requerimientos del proyecto.
- Lenguaje común:Los diversos pasos o etapas de un modelo también ayudan a establecer un lenguaje común entre sus usuarios. Los pasos del proceso ayudan a definir grupos de actividades o tareas relacionadas. El modelo de Benchmarking ha proporcionado un lenguaje especial que les permite comunicarse con eficacia sobre un proceso que puede ser relativamente nuevo para ellos.
· Ventajas del Benchmarking
· Es aplicable a cualquier proceso.
· Es una excelente herramienta de mejoramiento continuo, pues exige el estudio de los propios procesos de trabajo y el de las otras empresas, detectando las áreas de oportunidad.
· Es útil para hacer pronósticos del comportamiento de los mercados y de los efectos de poner en práctica cualquier estrategia.
· Es fuente de nuevas ideas para mejorar procesos y práctica laborales.
· Ayuda a la fijación de objetivos y metas y a la planificación de estrategias.
Desventajas del Benchmarking
· Alto costo.
· Se requiere de recurso humano capacitado.
· Proceso largo y continúo que requiere muchas horas hombre.
· No es un proceso que deba elegirse cuando se investigan cuestiones rutinarias o de baja o mediana importancia, debe reservarse a cuestiones de importancia vital, que impacte significativamente el desempeño final de la organización.
EL ROL DE LA TECNOLOGIA EN EL CONTROL ORGANIZACIONAL
Primero definamos tecnología:”es el conjunto de conocimientos técnicos, ordenados científicamente, que permiten diseñar y crear bienes y servicios que facilitan la adaptación al medio ambiente y satisfacer tanto las necesidades esenciales como los deseos de las personas. Es una palabra de origen griego, τεχνολογία, formada por téchnē (τέχνη, arte, técnica u oficio, que puede ser traducido como destreza) y logía (λογία, el estudio de algo)”
En resumen, la tecnología son una serie de conocimientos técnicos planificados y ordenados de manera tal, que contribuyen a la creación de objetos, procesos, etc. que impactan tanto en el medio ambiente como en la vida del hombre. Ella, no solamente se relaciona con la actividad industrial, sino que también, está presente en la cotidianidad de las personas, quienes constantemente gozan de las contribuciones originadas por ella: autos, computadoras, comunicaciones, etc.
La tecnología cumple un papel fundamental en el control organizacional porque permite que éste se desarrolle de una manera más efectiva. Por ejemplo, para la supervisión de un personal, de un producto o servicio, es más efectivo llevar la información en computadoras que en “papel”, este puede deteriorarse, extraviarse además que entorpece su búsqueda, la hace más lenta. Al tener esta información de manera digital, los errores son menos comunes y el acceso a ella es más rápido. Con este se refuerza su definición: “crea bienes y servicios que se adaptan al medio ambiente y satisfacen las necesidades y deseos de las personas”.
La tecnología puede verse desde dos ángulos:
1) Tecnología como variable ambiental: Se considera que la tecnología funciona como variable ambiental, cuando la empresa incorpora en su sistema tecnologías creadas y desarrolladas por otras empresas de su mismo mercado.
Ejemplo: Cuando hacen el otorgamiento de licencias de Tecnología o empresas comunes.
2) Tecnología como variable organizacional: La tecnología es un componente organizacional en la medida en que hace parte del sistema interno de la organización, ya incorporada a él, influenciándolo poderosamente, y con esto, influenciando también su ambiente de tarea.
Ejemplo: El sistema Profit Plus que usan en la tienda de calzado Kolosh, este sistema es muy importante para la empresa, ya que forma parte de ella, para la realización de su inventario, y todos sus egresos e ingresos.
CONLUSIONES
El control organizacional es fundamental para el buen funcionamiento en toda organización y es a la vez, la base para la retroalimentación. Esta brinda los resultados de un proceso y por medio de estos, se detectan las fortalezas y/o áreas de oportunidad bien sea de un producto en específico o la empresa como tal, contribuyendo así con el cumplimiento de los objetivos y metas planteados.
En la actualidad, el mercado es muy cambiante lo que obliga a las empresas a ser más competitivas. Estas deben conocer y explotar sus “puntos fuertes” para así poder mantenerse en dicho mercado.
Para determinar cuáles son esos puntos estratégicos, la organización debe pasar por un proceso de toma de decisiones en donde se tratará de encontrar la mejor solución ante una situación o una posible situación, Las herramientas que ayudaran a este proceso a ser más efectivo son varias como la lluvia de ideas, decisión por consenso, etc., pero lo importante es que la empresa encuentre la que mejor se adapte a ella.
Luego de ese proceso de decisión y de tener los resultados de la retroalimentación, la organización tiene en sus manos algunas herramientas como el Benchmarking diseñado para la evaluación continua de los productos, servicios y/o procesos de la empresa.
Ajustándose a estos cambios, las empresas también pueden optar por los servicios de los Outsourcing, los cuales centrarían sus esfuerzos en las áreas menos críticas de la organización, permitiéndose ésta, dirigir y controlar las áreas estratégicas.
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